Omdat verzuim al lastig genoeg is

Wij vinden het belangrijk om de samenwerking met u zorgvuldig in te richten en u zo veel mogelijk gemak en ontzorging te bieden. Xpert Suite vervult hier een sleutelrol in. Kort samengevat biedt dit systeem alles wat u rond verzuim moet regelen en nodig heeft:

• • Doorgeven van verzuimmeldingen.
• • Informatie over de stand van zaken gedurende een ziekmelding.
• • Automatische waarschuwingen over verzuimverplichtingen.
• • Communicatie en informatie-uitwisseling over verzuim.
• • Praktische analysetools voor inzicht in uw verzuimkosten.
• • Bijhouden werknemersgegevens.

Dit is niet mogelijk in Xpert Suite, ieder account is aan een persoonlijk zakelijk e-mailadres gekoppeld.

Wij moeten zeker weten welke medewerker welke gegevens mag inzien of wijzigen (toegangsrechten). Daarom vragen wij u als werkgever om dit aan te geven. De privacy wetgeving verplicht ons hiertoe.

U heeft uw inlog in Xpert Suite nodig om langdurig verzuim in de 26e ziekteweek te melden. Ook als een werknemer gedeeltelijk of volledig is hersteld, verwachten wij van u dat u deze melding in Xpert Suite verwerkt.

Kort na ontvangst van uw nieuwe polis, mocht u geen inlog hebben ontvangen. Dan kunt u dit aanvraagformulier invullen en mailen naar xpertsuite@mandaatassuradeuren.nl.

Kort na ontvangst van uw arbocontract, mocht u geen inlog hebben ontvangen, neem dan contact op met info@alpinawork.nl.

Let erop dat u de hele gebruikersnaam invoert, dus niet alleen de cijfers maar alles wat er in de mail na de dubbele punt volgt. Voor de zekerheid kunt u de gebruikersnaam en het wachtwoord uit de e-mail rechtstreeks kopiëren en plakken. Biedt dit geen uitkomst? Neem dan contact met ons op. De contactgegevens vindt u onderaan deze pagina.

2 Factor authenticatie is in het leven geroepen om de beveiliging van online accounts te versterken. Het is een extra beveiliging naast het traditionele wachtwoord.

Nee, u hoeft slechts één van deze beveiligingen te kiezen. Zie voor een instructie de "snelstartgids" op www.mijnverzuimmelding.nl. Wij adviseren u de Google Authenticator App te gebruiken.

Controleer uw spam mailbox, mogelijk is de mail hierin terechtgekomen. Biedt dit geen uitkomst? Neem dan contact met ons op. De contactgegevens vindt u onderaan deze pagina.

Binnen enkele minuten wordt uw account automatisch weer vrijgegeven.

Handleiding: Ik ontvang geen SMS om in te loggen

Voor het aanvragen van inloggegevens kunt u gebruikmaken van dit aanvraagformulier.

Het ingevulde formulier kunt u mailen naar:
Alpina@Work relaties: info@alpinawork.nl
Mandaat relaties: xpertsuite@mandaatassuradeuren.nl

U kunt op 3 manieren een overzicht van alle werknemers zien:

Optie 1:
Ga in het Homescherm naar “uitgebreid zoeken” en scrol naar beneden. Vervolgens klikt u op de rode button met “Zoeken” en het overzicht verschijnt.

Optie 2:
Ga naar de homepage en scrol naar beneden. Bij "Organisatie" klik op het kleine pijltje voor "Organisatiestructuur", klap het pijltje open. U ziet nu de afdelingsnaam(en) Klik op het pijltje voor de afdeling(en) en de werknemers komen tevoorschijn. Als je een werknemer aanklikt kom je in het dossier.

Optie 3: Ga naar de homepage en ga op de zoekbalk staan bij "Dossier zoeken" en klik 3x op spatie. De werknemers verschijnen nu. Wilt u ook inactieve werknemers zien dan vinkt u aan; ook op uit dienst getreden werknemers.

Een uitleg inclusief schermprintjes vindt u in de "Snelstartgids" op deze pagina.

U klikt eerst op “Functie toevoegen”. Vervolgens kunt u een functienaam en code invoeren (bijvoorbeeld Secretaresse en 01). Hierna kunt u de aangemaakte functie selecteren met het vergrootglas achter Functie.

Onder acties staat de knop 'werknemer toevoegen'. Door op deze knop te klikken kunt een werknemer toevoegen. U vult alle informatie m.b.t. de nieuwe werknemer in en klikt op opslaan.

Alle informatie over hoe u werkgeversgegevens kunt inzien vindt u hier.

Alle informatie over hoe u het salaris in kunt voeren vindt u hier.

Dit kunt u als werkgever niet. U dient bij de desbetreffende medewerker de datum uitdiensttreding in te vullen. Bij een foutieve invoer kunt u contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens.

Als werkgever kunt u zelf geen afdelingen aanmaken. Voor elke werkgever wordt standaard de afdeling "Algemeen" aangemaakt. Mocht u een extra afdeling willen toevoegen neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Via de homepagina kunt u bij "Dossier zoeken" uw bedrijfsnaam invoeren. Volgens komt u in het werkgeversdossier terecht. Onder het tabblad "Trajectendossier" vindt u onder andere de claimspecificaties. Voor verdere uitleg verwijzen wij graag naar de instructievideo "inzien claimspecificatie" op deze pagina. Een schriftelijke uitleg vindt u hier.

Wij behandelen claims altijd in de eerstvolgende maand én zodra we de benodigde gegevens van u ontvangen hebben. Bijvoorbeeld: In de maand januari berekenen wij de claims over december.

Hier vindt u een uitgebreide instructie.

In verband met de AVG is het niet meer toegestaan om persoonsgebonden gegevens bij de factuur mee te sturen. Hierdoor wordt de factuur uitsluitend een financieel inhoudelijk document, waarin het totaal aan activiteiten en de bijbehorende kosten zichtbaar zijn. De specificatie(s) per werknemer worden niet per post worden verstuurd, deze vindt u terug in XpertSuite. Klik hier voor het stappenplan, waarin wordt uitgelegd hoe u dat doet.

Deze melding krijgt u bijvoorbeeld als er een verkeerd nummer is ingevuld. Controleer of u het juiste nummer gevuld heeft en probeer het opnieuw. Is dit niet de oplossing, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.

Alle informatie over hoe u claimspecificaties kunt inzien vindt u hier.

Dit verschilt per verzekering. Hieronder zetten we drie mogelijke situaties op een rij:

1. U heeft uitsluitend een WGA-erd verzekering: u moet de ziekmelding doorgeven in de 26e ziekteweek.
2. U heeft uitsluitend een ZW-erd verzekering: u moet de ziekmelding doorgeven op het moment dat uw medewerker ziek uit dienst treedt.
3. U heeft een WGA-erd én een ZW-erd verzekering: u moet de ziekmelding doorgeven in de 26e ziekteweek of, wanneer dit zich al eerder voordoet, op het moment dat uw medewerker ziek uit dienst treedt.

Onder acties staat de knop 'ziek en deelherstel'. Door op deze knop te klikken kunt u de werknemer ziekmelden. U zoekt eerst de juiste werknemer op, vult vervolgens alle informatie m.b.t. de ziekmelding in en klikt dan op opslaan.

Zoek de desbetreffende werknemer onder 'dossier zoeken' op de homepagina. Vul de naam van de werknemer in en klik vervolgens op het vergrootglas.

1. Klik vervolgens op het dossier van de desbetreffende werknemer, om het dossier te openen.
2. Klik op de knop 'acties' rechtsboven in het scherm en kies vervolgens voor 'herstel'.
3. Vul de gegevens in en klik op 'traject beëindigen'.

In Xpert Suite ontstaan taken voor de werkgever. Als u een taak hebt volbracht kunt u deze op uitgevoerd zetten. U klikt op het pijltjesicoon voor de taak en kiest dan “uitgevoerd” in het dropdownmenu.

Elk weekend worden mails verstuurd naar alle werkgeveraccounts als er een openstaande taak voor de werkgever is.

Specifiek voor Alpina@Work relaties: Als er een spreekuurverslag wordt geplaatst in de map Terugkoppelingen bedrijfsartsen wordt er direct een mail verstuurd.

Wanneer u alle taken en de toekomstige taken wilt zien, klik dan in het filter op "Alle taken".

De privacywetgeving verbiedt ons om per e-mail privacygevoelige informatie met u uit te wisselen of hierover te communiceren. Denk bijvoorbeeld aan persoons-, salaris- of gezondheidsgegevens. De wetgever beschouwt dit als informatie die alleen via extra beveiligde kanalen mag worden uitgewisseld. En dan nog alleen met personen of partijen die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben om een bepaalde taak uit te kunnen voeren. Wij vinden uw privacy van groot belang en volgen de wettelijke regels daarom nauwgezet.

U vindt DialoogXpert in ons online verzuimsysteem Xpert Suite. DialoogXpertvoldoet aan alle privacy- en veiligheidseisen en biedt hetzelfde gemak als e-mail. U kunt ons berichten sturen en wij u. Bijkomend voordeel is dat de communicatie vertrekt vanuit uw persoonlijke verzuimdossier. Het systeem voegt de uitgewisselde berichten vervolgens ook automatisch aan dit dossier toe. Wel zo overzichtelijk! Uiteraard is uw privacy ook hierbij zorgvuldig geborgd: alleen de mensen die betrokken zijn op uw dossiers hebben toegang tot de informatie of berichten.

Voor het genereren van een maandelijkse rapportage voor uw verzekeraar is een instructie beschikbaar. Deze vindt u hier.