Omdat verzuim al lastig genoeg is

Verzuim of arbeidsongeschiktheid van één of meer medewerkers kan een succesvolle bedrijfsvoering behoorlijk in de weg zitten. Met Xpert Suite houdt u er grip op.

U geeft verzuimmeldingen eenvoudig door aan uw arbodienstverlener en verzekeraar. En dankzij de handige analysetools en automatische waarschuwingen houdt u het overzicht over uw verplichtingen.

naar uitleg & tools

We vertellen u graag hoe het systeem werkt. En hoe u er alles uithaalt wat erin zit

icoon handleiding

handleiding

Voor optimaal gebruiksgemak: alles over hoe Xpert Suite werkt en wat u met het systeem kunt. Van verzuim- en hersteldmeldingen tot analysetools, en van automatische waarschuwingen tot inzicht in de afhandeling van verzekeringsclaims.
U vindt het in onze overzichtelijke handleiding.
Er is ook een verkorte handleiding.

icoon video

instructievideo's

Inloggen bij Xpert Suite, een verzuim- of hersteldmelding verrichten. Onze instructievideo's leggen stap voor stap uit hoe het in zijn werk gaat.

icoon video

veelgestelde vragen

Ook een gebruikersvriendelijk systeem kan soms vragen oproepen. Zeker als u er niet dagelijks komt. We zetten de veelgestelde vragen over Xpert Suite graag voor u op een rij.

icoon video

service & contact

Komt u er toch niet helemaal uit, ook niet met de handleiding of de veelgestelde vragen? Kan gebeuren, we vertellen u graag wie u verder kan helpen!

Instructievideo’s Xpert Suite

Inloggen bij Xpert Suite. Een verzuim- of hersteldmelding verrichten. Uw personeelsgegevens actueel houden. Ingewikkeld? Nee hoor, onze instructievideo’s leggen stap voor stap uit hoe het in zijn werk gaat.
Komt u er toch niet helemaal uit, ook niet met de handleiding of de veelgestelde vragen? Kan gebeuren, we vertellen u graag wie u verder kan helpen!

zo werkt het: inloggen

zo werkt het: verzuim of herstel melden

zo werkt het: gegevens bijwerken

zo werkt het: startpagina & statistieken

zo werkt het: opzoeken claimspecificatie

afbeelding video

Veelgestelde vragen

Ook een gebruikersvriendelijk systeem kan soms vragen oproepen. Zeker als u er niet dagelijks komt.
We zetten de meestgestelde vragen over Xpert Suite graag voor u op een rij.
Komt u er toch niet helemaal uit, ook niet met de handleiding? Kan gebeuren, we vertellen u graag wie u verder kan helpen!

De overstap van deze verzekeringen is uitgesteld van 19 april naar 23 mei 2022. Dit betekent dat u verzuim en herstel voorlopig kunt blijven melden zoals u dat tot nu toe gewend was. Ook de wijze waarop wij u inzage geven in claimspecificaties blijft voorlopig hetzelfde.

Kwaliteit en dataveiligheid staan voorop
De reden voor het uitstel is dat we bij controle een aantal onverwachte technische issues constateerden. Deze willen we hebben opgelost voor u met het nieuwe systeem gaat werken.

U kunt uw verzuim gewoon blijven melden
Zodra de nieuwe overstapdatum in zicht komt, melden we ons weer bij u met instructies. Dit betekent het uitstel voor u:

  • Als u nog geen inlog in Xpert Suite heeft: u kunt verzuim en herstel van uw medewerkers voorlopig gewoon blijven doorgeven zoals u dat gewend was. Claimspecificaties blijft u gedurende het uitstel ook gewoon per post ontvangen.
  • Als u al wel een inlog in Xpert Suite heeft en hier al meldingen verricht: u kunt dit gewoon blijven doen. Wel vindt u claimspecificaties nog niet in het systeem. U blijft deze in de weken voor de migratie gewoon per post ontvangen.

Vragen of problemen?
Neem gerust contact met ons op. We helpen u graag so snel mogelijk verder.

In het weekend voordat we met de nieuwe applicatie gaan werken ontvangt u een mail waarin u wordt uitgenodigd uw account aan te maken.

Let erop dat u de hele gebruikersnaam invoert, dus niet alleen de cijfers maar alles wat er in de mail na de dubbele spunt volgt. Voor de zekerheid kunt u de gebruikersnaam en het wachtwoord uit de e-mail rechtstreeks kopiëren en plakken.

Deze extra veiligheid is ingebouwd in verband met de geldende privacy wetgeving AVG.

Nee, u hoeft slechts één van deze beveiligingen te kiezen. Als u bijvoorbeeld voor de sms-code kiest, kunt u de overige beveiliging overslaan door op 'Overslaan' te klikken. Wij adviseren u de Google Authenticator App te gebruiken.

Om een overzicht van alle werknemers te zien, gaat u in het Homescherm naar “uitgebreid zoeken” en scrolt u naar beneden. Vervolgens klikt u op de rode button met “Zoeken” en het overzicht verschijnt.

U klikt eerst op “Functie toevoegen”. Vervolgens kunt u een functienaam en code invoeren (bijvoorbeeld Secretaresse en 01). Hierna kunt u de aangemaakte functie selecteren met het vergrootglas achter Functie.

In het nieuwe systeem ontstaan taken voor de werkgever. Als u een taak hebt volbracht kunt u deze op uitgevoerd zetten. U klikt op het pijltjesicoon voor de taak en kiest dan “uitgevoerd” in het dropdownmenu.

Vaak wordt een algemeen e-mailadres gehanteerd voor een account en wil iemand een extra account aanvragen met hetzelfde algemene e-mailadres. Dit is niet mogelijk in Xpert Suite. Wanneer je een extra account voor Xpert Suite wilt aanvragen, dan zal dit account met persoonlijke gegevens van de accounthouder worden aangemaakt.

Deze kunt u vinden in het trajectdossier van het dossier van uw bedrijf.

Wij behandelen alle claims altijd in de eerstvolgende maand. Zo worden de claims over de maand januari uiterlijk de laatste dag van februari betaald.

Controleer uw spam mailbox, mogelijk is de mail hierin terechtgekomen. Biedt dit geen uitkomst? Neem dan contact op via xpertsuite@mandaatassuradeuren.nl.

Dit verschilt per verzekering. Hieronder zetten we drie mogelijke situaties op een rij:

  • • U heeft uitsluitend een WGA-erd verzekering: u moet de ziekmelding doorgeven in de 26e ziekteweek.
  • • U heeft uitsluitend een ZW-erd verzekering: u moet de ziekmelding doorgeven op het moment dat uw medewerker ziek uit dienst treedt.
  • • U heeft een WGA-erd én een ZW-erd verzekering: u moet de ziekmelding doorgeven in de 26e ziekteweek of, wanneer dit zich al eerder voordoet, op het moment dat uw medewerker ziek uit dienst treedt.

Binnen enkele minuten wordt uw account automatisch weer vrijgegeven.

Onder acties staat de knop ‘ziek en deelherstel’. Door op deze knop te klikken kunt u de werknemer ziekmelden. U zoekt eerst de juiste werknemer op, vult vervolgens alle informatie m.b.t. de ziekmelding in en klikt dan op opslaan.

Zoek de desbetreffende werknemer onder 'dossier zoeken' op de homepagina. Vul de naam van de werknemer in en klik vervolgens op het vergrootglas.
Klik vervolgens op het dossier van de desbetreffende werknemer, om het dossier te openen.
Klik op de knop 'acties' rechtsboven in het scherm en kies vervolgens voor 'herstel'.
Vul de gegevens in en klik op 'traject beëindigen'

Onder acties staat de knop 'werknemer toevoegen'. Door op deze knop te klikken kunt een werknemer toevoegen. U vult alle informatie m.b.t. de nieuwe werknemer in en klikt op opslaan.

In het oude verzuimsysteem was de definitie bij het sluiten van het dossier de eerste herstel dag. In het nieuwe systeem Xpert Suite is dit de laatste ziektedag.

Wanneer u alle taken en de toekomstige taken wilt zien, klik dan in het filter op 'alle taken'.

Handleiding: Ik ontvang geen SMS om in te loggen

Waarschijnlijk heeft u wel een lopend ziektegeval binnen uw organisatie, waarvoor u vanuit Mandaat Assuradeuren nog een uitkering ontvangt. We verstrekken u een inlog voor Xpert Suite zodat u op ieder gewenst moment uw uitkeringsspecificaties kunt inzien. Na de overgang naar Xpert Suite verstrekken we deze specificaties alleen nog via Xpert Suite. U ontvangt dus geen exemplaren meer per post.

Wij kunnen alleen een inlog voor Xpert Suite aanmaken als wij een persoonlijk mailadres (dus geen info@...) van u ontvangen en de toegangsrechten die deze persoon in het systeem mag hebben. De privacywetgeving verplicht ons hiertoe.

U heeft een inlog nodig als u binnen uw organisatie een ziektegeval heeft (of onverhoopt krijgt) waarvoor u vanuit Mandaat Assuradeuren een uitkering of andere dienstverlening ontvangt.

Via Xpert Suite heeft u in deze situatie op ieder gewenst moment inzage in uw uitkeringsspecificaties. Na de overgang naar Xpert Suite verstrekken we deze specificaties alleen nog via Xpert Suite. U ontvangt dus geen exemplaren meer per post.

U heeft uw inlog in Xpert Suite straks ook nodig om langdurig verzuim in de 26e ziekteweek te melden bij De Verzuimeconoom. Op dit moment verricht u deze meldingen nog per post, straks doet u dit rechtstreeks en op ieder gewenst tijdstip van de dag in Xpert Suite. Wel zo gemakkelijk! Ook als een werknemer gedeeltelijk of volledig is hersteld, verwachten wij van u dat u deze melding in Xpert Suite verwerkt. Op deze manier heeft u altijd inzicht in uw lopende WGA-ERD dossiers en kunt u alle lopende meldingen en activiteiten op uw verzekering goed volgen. U ziet precies welke dienstverlening De Verzuimeconoom uitvoert en heeft altijd inzage in de afhandeling van uw claims.

Alle informatie over hoe u claimspecificaties kunt nagaan en hoe u werkgeversgegevens kunt inzien vindt u hier.

Alle informatie over hoe u het salaris in kunt voeren vindt u hier.

De privacywetgeving verbiedt ons om per e-mail privacygevoelige informatie met u uit te wisselen of hierover te communiceren. Denk bijvoorbeeld aan persoons-, salaris- of gezondheidsgegevens. De wetgever beschouwt dit als informatie die alleen via extra beveiligde kanalen mag worden uitgewisseld. En dan nog alleen met personen of partijen die deze informatie daadwerkelijk nodig hebben om een bepaalde taak uit te kunnen voeren. Wij vinden uw privacy van groot belang en volgen de wettelijke regels daarom nauwgezet.

U vindt DialoogXpert in ons online verzuimsysteem Xpert Suite. DialoogXpertvoldoet aan alle privacy- en veiligheidseisen en biedt hetzelfde gemak als e-mail. U kunt ons berichten sturen en wij u. Bijkomend voordeel is dat de communicatie vertrekt vanuit uw persoonlijke verzuimdossier. Het systeem voegt de uitgewisselde berichten vervolgens ook automatisch aan dit dossier toe. Wel zo overzichtelijk! Uiteraard is uw privacy ook hierbij zorgvuldig geborgd: alleen de mensen die betrokken zijn op uw dossiers hebben toegang tot de informatie of berichten.

Over Xpert Suite

Xpert Suite is het meest complete verzuimsysteem van Nederland. Het biedt niet alleen veel gebruiksgemak bij het bijhouden en beheersen van gewoon verzuim.

Bent u zelf verantwoordelijk voor uitkeringen en re-integratie volgens de Ziektewet en/of de WGA (eigenrisicodragen), dan regelt u uw zaken net zo gemakkelijk ook binnen deze omgeving.

Bovendien is er veel ruimte om rapportages vanuit het systeem precies zo in te richten als u ze hebben wilt.

Grip op alles waarvoor u verantwoordelijk bent

Met Xpert Suite beheerst u allereerst regulier verzuim, in de periode van maximaal twee jaar waarin u verplicht bent om het loon door te betalen. Heeft u ervoor gekozen om ook verantwoordelijk te zijn voor de Ziektewet en de WGA (eigenrisicodragen), dan biedt Xpert Suite ook hierbij ondersteuning. Zo heeft u uw zaken optimaal voor elkaar in de volledige twaalf jaar waarin u als werkgever financieel aansprakelijk bent voor ziekte en gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid.

Geen omkijken naar actualisering

De wereld van verzuim en arbeidsongeschiktheid is vrijwel voortdurend in beweging. Wettelijke voorschriften en formulieren veranderen sneller dan veel werkgevers kunnen bijhouden. Daarom is het een prettige gedachte dat Xpert Suite de ontwikkelingen op de voet volgt en waar nodig onderdelen opnieuw inricht. Zo beschikt u altijd over een actueel systeem en een bijgewerkte bibliotheek met tientallen conceptprotocollen en rapportages.

Maximaal inzicht in uw situatie met praktische rapportages

Xpert Suite biedt tal van mogelijkheden om het overzicht te houden, zowel over de verzuimsituatie van individuele werknemers als het volledige verzuim in uw organisatie. U volgt op de voet wat er gebeurt en stelt gemakkelijk rapportages samen. Ook administreert u soepel al uw correspondentie en UWV-beschikkingen. Zo weet u zeker dat u in control bent, uw medewerkers optimaal ondersteunt en geen kansen mist.

Optimaal samenwerken, met respect voor de privacy

Vanwege de privacy vraagt administratie en uitwisseling van gegevens rond ziekte en arbeidsongeschiktheid om grote zorgvuldigheid. Uiteraard houdt Xpert Suite hier rekening mee. Medewerkers, leidinggevenden, HR-professionals, bedrijfsartsen, volmachthouders en verzekeraars krijgen allemaal hun eigen toegang, die volledig is afgestemd op hun specifieke behoeften en rechten. Zo kan iedereen optimaal én binnen de regels samenwerken aan herstel en re-integratie.

Meer weten? Lees verder op othersideatwork.nl/software.

Service & contact

Met onderstaandstaand overzicht bepaalt u snel en eenvoudig wie u moet hebben. We zijn u graag van dienst!

logo de verzuimeconoom

Ik neem producten of diensten af van

De Verzuimeconoom
Edisonstraat 92
7006 RE Doetinchem

icoon telefoon

0314 – 37 32 69

icoon e-mail

backoffice@deverzuimeconoom.nl

Privacy statement

logo regio poortwachters

Ik neem producten of diensten af van

Regiopoortwachters
Balie 7
4301 GZ Zierikzee

icoon telefoon

085 – 273 32 45

icoon e-mail

info@regiopoortwachters.nl

Privacy statement

logo Mandaat Assuradeuren

Ik neem producten of diensten af van

Mandaat Assuradeuren
Edisonstraat 92
7006 RE Doetinchem

icoon telefoon

088 - 000 83 83

icoon e-mail

xpertsuite@mandaatassuradeuren.nl

Privacy statement

logo Hollands Kroon Risicobeheer

Ik neem producten of diensten af van

Hollands Kroon Risicobeheer
Westerpark 162
1742 BX Schagen

icoon telefoon

0223 - 747 440

icoon e-mail

info@hollandskroonrisicobeheer.nl

Loopt u ondanks alle informatie vast bij het gebruik van Xpert Suite of heeft u een vraag die het gebruik van Xpert Suite overstijgt?
Bijvoorbeeld over contractkeuzes ten aanzien van uw arbodienstverlening of een verzekering?
Neem dan contact op met uw gespecialiseerde adviseur.

© 2022 mijnverzuimmelding.nl